GreenSign, ohne dass der Hotelbetrieb zum Nebenjob wird: &REPEAT Köln Aiport Hotel x uptodate
Aktualisiert: 31. Aug.
Wie das &REPEAT Köln Airport seine GreenSign-Zertifizierung neben dem laufenden Betrieb organisiert hat und warum gute Vorbereitung vor allem eine Ressource spart: interne Zeit.
Die Aufgabe, ein Hotel zu führen, geht selten mit Leerlauf einher. Gäste kommen, Gäste gehen, Technik braucht Aufmerksamkeit, Mitarbeiter haben Fragen, Lieferanten auch. Ein zusätzlicher Zertifizierungsprozess muss deshalb in einen Alltag passen, der ohnehin gut gefüllt ist.
Als feststand, dass auch das &REPEAT Köln Airport nach GreenSign zertifiziert werden sollte, war die Ausgangslage klar. Nachhaltigkeit war bei b’mine längst Teil der Unternehmensstrategie. Mit dem b’mine Düsseldorf und dem b’mine Frankfurt Airport hatten bereits zwei Standorte der b’mine-Gruppe den GreenSign-Prozess erfolgreich durchlaufen. Köln sollte folgen.
Gleichzeitig sollte die Zertifizierung so organisiert werden, dass Hoteldirektion, Technik und Assistenz nicht über Monate große Teile ihrer Arbeitszeit in Nachweise, Kriterien und Portalpflege investieren mussten.
Genau hier begann die Zusammenarbeit mit uptodate sustainable solutions.
GreenSign war gesetzt. Entscheidend war die Organisation drumherum.
Das &REPEAT Köln Airport startete nicht bei null. Im Hotel und innerhalb der Gruppe gab es bereits zahlreiche Prozesse, Standards und Nachhaltigkeitsmaßnahmen.
Für GreenSign mussten diese Informationen jedoch aus sehr unterschiedlichen Bereichen zusammengeführt werden: Verbrauchsdaten, betriebliche Abläufe, Richtlinien, Einkauf, Personalthemen und technische Nachweise. Dazu kamen Kriterien, K.O.-Anforderungen, Dokumentation, Portal und schließlich das Audit.
Jens Stallkamp, Hotel Manager des &REPEAT Köln Airport, der technische Leiter und die Assistenz der Geschäftsführung waren auf Hotelseite in das Projekt eingebunden. Sie kannten den Betrieb und hatten Zugriff auf die relevanten Informationen. Die Frage war deshalb weniger, ob die Expertise vorhanden war, sondern wie viel interne Zeit für die Zertifizierung gebunden werden sollte.
Die Arbeit wurde entsprechend aufgeteilt: Das Hotel bekam zu Beginn von uptodate eine kompakte Checkliste und stellte zunächst alles zusammen, was bereits vorhanden war und mit Nachhaltigkeit zu tun hatte. Nicht vorsortiert nach GreenSign-Kriterien, sondern so, wie die Unterlagen im Betrieb vorlagen. uptodate übernahm anschließend die Analyse und Strukturierung.
Zuerst: herausfinden, was längst da ist
Alle Unterlagen wurden von uptodate mit den GreenSign-Anforderungen abgeglichen. Welche Kriterien erfüllt das Hotel bereits? Welche bestehenden Prozesse lassen sich als Nachweis nutzen? Wo fehlen Informationen? Und welche Dokumente müssen tatsächlich neu erstellt werden?
Dabei zeigte sich etwas, das auch das Hotelteam überraschte: Ein beträchtlicher Teil der GreenSign-relevanten Maßnahmen war längst Realität. Viele bestehende Unternehmensstandards und betriebliche Abläufe konnten für die Zertifizierung genutzt werden. Sie waren bislang nur nicht unbedingt in der Form dokumentiert, die ein Audit verlangt.
Für das Hotel bedeutete das: Nicht jede Anforderung führte automatisch zu einer neuen Maßnahme. Häufig ging es darum, Vorhandenes zu identifizieren, richtig einzuordnen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Übersetzungsarbeit übernahm uptodate.
Wo Nachweise fehlten, wurden die Unterlagen gemeinsam mit dem Hotel erstellt und auf den konkreten operativen Betrieb abgestimmt. Dazu gehörten unter anderem eine Nachhaltigkeitsstrategie 2026 bis 2028, ein VSME-Nachhaltigkeitsbericht nach EU-Standard, eine CO₂-Berechnung oder zahlreiche Compliance-Dokumente sowie weitere Dokumentationen für GreenSign.
Das Hotel lieferte die betrieblichen Informationen und prüfte die Inhalte. uptodate übernahm Analyse, Ausarbeitung und Strukturierung. Nur dort, wo Informationen ausschließlich aus dem Haus selbst kommen konnten, bekam das Team konkrete To-dos.
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Persönliche Begleitung, ohne den Kalender zu überladen
Für die zentralen Abstimmungen gab es drei Calls mit dem Hotelteam, jeweils zwischen rund 30 und 90 Minuten. Dazwischen wurden offene Punkte gezielt per Mail geklärt.
Persönliche Beratung blieb damit ein wichtiger Teil des Projekts, ohne dass jeder Arbeitsschritt gemeinsam in einem Meeting erarbeitet werden musste.
Das Hotel beschreibt die Zusammenarbeit rückblickend als sehr strukturiert und transparent. Aufgaben waren klar verteilt, Prioritäten nachvollziehbar und bei Rückfragen gab es schnelle Antworten. Vor allem wurde der Aufwand planbarer.
Das ist ein Punkt, den das &REPEAT aus eigener Erfahrung beurteilen kann. Auch bei anderen GreenSign-Zertifizierungen innerhalb der Gruppe war das Team bereits beteiligt. Im Vergleich empfanden die Beteiligten diesen Prozess als deutlich strukturierter. Die Dokumentenerstellung wurde erleichtert, Prioritäten waren klarer und zusätzliche Kriterien konnten für die Bewertung berücksichtigt werden.
Ganz ohne Arbeit für das Hotelteam ging es selbstverständlich nicht. Informationen mussten zusammengesucht, betriebliche Aussagen geprüft und Dokumente freigegeben werden. Das Hotel konzentrierte sich dabei vor allem auf die fachliche Zuarbeit, während uptodate große Teile der Zertifizierungsvorbereitung übernahm.
Beim Audit musste die Vorbereitung funktionieren
Vor dem Vor-Ort-Audit wurden sämtliche Unterlagen noch einmal geprüft. Offene Punkte konnten frühzeitig geklärt und das Hotelteam auf mögliche Fragen vorbereitet werden. Den Upload ins GreenSign-Portal und das Audit-Management übernahm uptodate ebenfalls. Beim Vor-Ort-Termin war ein Nachhaltigkeitsexperte von uptodate auf Wunsch des Hotelteams ebenso dabei. Das Team fühlte sich so nach eigener Aussage, sehr gut vorbereitet.
„uptodate bietet als offizieller GreenSign-Partner eine wunderbare Unterstützung für Unternehmen, die sich nachhaltig zertifizieren lassen möchten. Der GreenSign Zertifizierungs-Prozess kann deutlich schneller durchgeführt werden, da Hotelmitarbeiter weniger Ressourcen für diese zusätzlichen Aufgaben einräumen müssen. Sie können sich weiter auf ihre Kernkompetenzen und das Alltagsgeschäft konzentrieren.”
- Annett Reimers, Auditorin
Auch die schriftliche Vorbereitung fiel im Audit positiv auf. Die Auditorin hob die Qualität und Ausführlichkeit der Nachweise hervor. Gerade weil Anforderungen an nachvollziehbare Nachhaltigkeitsdokumentation steigen, gewinnt eine saubere Vorbereitung in Zertifizierungsprozessen zusätzlich an Bedeutung.
Am Ende stand die erfolgreiche GreenSign-Zertifizierung des &REPEAT Köln Airport.
Was nach dem Audit bleibt
Für das &REPEAT Köln Airport sollte das Projekt bewusst mehr hinterlassen als die Dokumentation für einen einzelnen Zertifizierungstermin.
Die Nachhaltigkeitsstrategie gibt einen Rahmen für die kommenden Jahre. Der VSME-Bericht bündelt die wichtigsten ESG-Informationen. Die CO₂-Berechnung schafft eine Grundlage für weitere Maßnahmen und Zielsetzungen. Auch viele der erstellten Nachweise können bei künftigen Berichten, Zertifizierungen und internen Prozessen wieder genutzt und fortgeschrieben werden.
GreenSign war damit der konkrete Anlass. Gleichzeitig entstand eine strukturiertere Grundlage für die weitere Nachhaltigkeitsarbeit.
Der entscheidende Faktor: interne Zeit
Eine GreenSign-Zertifizierung lässt sich grundsätzlich auch weitgehend intern vorbereiten. Entscheidend ist, wie viel Arbeitszeit dafür im Hotel gebunden werden soll.
Denn ein großer Teil des Aufwands steckt in den Stunden rund um die Zertifizierung: Anforderungen verstehen, Informationen zusammensuchen, Nachweise schreiben, Lücken identifizieren, Portal pflegen und Audit vorbereiten.
Das &REPEAT Köln Airport hat sich dafür entschieden, einen großen Teil dieser Arbeit an uptodate auszulagern und die eigene Zeit dort einzusetzen, wo sie im operativen Betrieb dringend gebraucht wird.
„Die Zusammenarbeit mit uptodate hat uns ermöglicht, die GreenSign-Zertifizierung strukturiert und effizient umzusetzen und zusätzliche Punkte im Zertifizierungsprozess zu erzielen. Besonders wertvoll war die Kombination aus fachlicher Expertise, praxisnaher Unterstützung und der Erstellung nachhaltiger Grundlagen, die weit über die eigentliche Zertifizierung hinausreichen.“
- Jens Stallkamp, Hotel Manager &REPEAT Köln Airport
Das Team fasst seine Erfahrung entsprechend pragmatisch zusammen: Mit der richtigen Unterstützung ist der Aufwand für eine Nachhaltigkeitszertifizierung deutlich geringer als häufig angenommen.
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